Ο server μπορεί να σβήσει για οποιοδήποτε λόγο, ενδεικτικά, διακοπή ρεύματος, βλάβη hardware, ιός, malware, υπέρταση, βραχυκύκλωμα, φυσική καταστροφή κλπ. Εάν σας λέγαμε τώρα να τον βγάλετε από την πρίζα, πόσο αυτοπεποίθηση έχετε ότι α) θα επανεκκινήσει, β) δεν θα έχει απώλεια δεδομένων;

Ήρθε η στιγμή που χρειάζεστε επαναφορά δεδομένων. Που βρίσκεται το backup, είναι σε usb, σε nas, σε άλλο pc ή σε cloud;

Εάν το δίκτυό σας προσβληθεί από ransomware (κακόβουλο λογισμικό που κλειδώνει τα αρχεία με αντάλλαγμα πληρωμής για την επαναφορά τους) και το αντίγραφο ασφαλείας είναι αποθηκευμένο στο ίδιο δίκτυο, απλά θα κλειδωθεί και αυτό και θα σας είναι άχρηστο.

Δυστυχώς πολλές επιχειρήσεις αρκούνται στην παραδοχή "έχουμε backup", χωρίς να γνωρίζουν τη συχνότητα με την οποία γίνεται ή χωρίς να δίνουν τι σημασία που πρέπει στη συχνότητα. Τα δεδομένα που αποκαθίστανται είναι μόνο τόσο up to date όσο ήταν κατά την τελευταία διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Εάν ένα backup διενεργείται μόνο μία φορά την εβδομάδα, έχετε χάσει τα δεδομένα μιας ολόκληρης εβδομάδας. Αναρωτηθείτε ποιος είναι ο αντίκτυπος αυτής της απώλειας σε οικονομικό κόστος.

Λοιπόν, έχετε backup. Γνωρίζετε πόσο χρόνο χρειάζεται να αποκατασταθούν τα δεδομένα στο server; Εάν χρειαστεί μια εβδομάδα, είναι αποδεκτό; Πόσο χρόνο μπορεί η επιχείρησή σας να αντέξει οικονομικά σε ώρες ή ημέρες προτού αρχίσει να χάνει χρήματα;

Εάν o server είναι εκτός λειτουργίας ή δεν είναι διαθέσιμος για μια ώρα, μια μέρα ή μια εβδομάδα, τι θα σήμαινε αυτό οικονομικά για την επιχείρησή σας; Θα χάνατε πωλήσεις μέσω website; Θα χάνατε κλήσεις στο τηλεφωνικό σας κέντρο; Θα αδυνατούσατε να τιμολογήσετε;

Δεν αρκεί απλώς να προγραμματίσετε το backup. Πρέπει να τα παρακολουθείτε για να βεβαιωθείτε ότι διενεργείται σωστά και σύμφωνα με τη συχνότητα που έχει ορισθεί. Γνωρίζετε ότι υπάρχουν εργαλεία monitoring που καταγράφουν αν το backup υπολοιήθηκε και αποστέλλουν καθημερινή ειδοποίηση μέσω email;

Είναι η ερώτηση που φέρνει σε αμηχανία τους περισσότερους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Όμως, αν δεν κάνετε restore του backup, δεν μπορείτε να γνωρίζετε αν δουλεύει. Θα πρέπει να διενεργείται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο και πιο συχνά, αν είναι δυνατόν. Η στιγμή για να αντιληφθείτε ότι η λύση backup δε δουλεύει είναι τώρα και όχι όταν τη χρειαστείτε.

Για να προσδιορίσετε με ακρίβεια τη λύση backup που χρειάζεστε, τόσο τεχνικά (τρόπος backup, συχνότητα κλπ) όσο και οικονομικά (ποια θα πρέπει να είναι η επένδυση σας), θα πρέπει να υπολογίσετε ρεαλιστικά την οικονομική ζημία της επιχείρησης:
α) Ιστορικότητα backup: ποια η ζημία σε χρήμα για κάθε ημέρα δεδομένων που έχετε απωλέσει; Σας αρκεί backup με ιστορικότητα ημερών πίσω ή χρειάζεστε να είναι ωρών;
β) Αποκατάσταση backup: ποια η ζημία σε χρήμα για κάθε εργάσιμη ώρα και ημέρα που ο server είναι μη διαθέσιμος και η επιχείρηση δεν μπορεί να διεξάγει όλες εκείνες τις λειτουργίες που της αποφέρουν κέρδος;